Política de Privacidade

1. Em uma frase

O ZENKAI é uma ferramenta de trabalho que a sua empresa contrata para organizar as vendas dela. Os dados de clientes e de interessados que aparecem aqui dentro pertencem à empresa que contratou o produto. Nós os guardamos e processamos por conta dela, seguindo as instruções dela, e não os usamos para nenhuma finalidade própria.

2. Quem é quem, na linguagem da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) separa três papéis, e saber qual é o seu é o que define a quem você deve pedir o que precisa.

• Controlador: a empresa que contrata o ZENKAI. É ela que decide quais dados coleta, de quem e para quê.
• Operador: 57.590.196 REFSTON DIMERISSON SANQUES (Refston Assessoria de marketing e comercial), empresário individual inscrito no CNPJ sob o número 57.590.196/0001-39, com sede na Rua Feliciano Vieira, 226, Parque Aurora, Campos dos Goytacazes/RJ, CEP 28025-550, fornecedora da plataforma ZENKAI CRM. Trata os dados pessoais em nome do controlador.
• Titular: a pessoa natural a quem os dados se referem.

Há um recorte em que o papel muda: quanto aos dados da sua própria conta de acesso (nome, e-mail, senha, papel na conta e registros de uso), nós somos controladores, porque somos nós que decidimos guardá-los para que o login, a segurança e a cobrança funcionem.

3. Que dados pessoais existem no ZENKAI

3.1 Dados de quem usa a plataforma

Deste bloco somos controladores.

• Nome, e-mail e senha. A senha é guardada apenas como hash bcrypt, nunca legível.
• Papel na conta, grupo de equipe e funis a que o usuário tem acesso.
• Foto de perfil, quando enviada.
• Para quem ativar a verificação em duas etapas pela API do produto: o segredo, guardado cifrado, e os códigos de recuperação, guardados apenas como hash.
• Registro do aceite deste documento e dos Termos de Uso: data, versão aceita, endereço IP e identificação do navegador no momento do cadastro.
• Sessões abertas, guardadas apenas como resumo criptográfico do token.
• Registro de auditoria das ações feitas dentro da conta: quem criou, alterou ou excluiu cada registro, com o que mudou e quando.
• Mensagens trocadas entre os usuários no chat interno da equipe, metas individuais, avisos recebidos na central de notificações e as preferências de aviso de cada um.
• Registro das mensagens de e-mail da operação que o produto gera (destinatário, modelo e situação), e a lista de endereços que recusaram mensagens.
• Dados de cobrança de quem contrata: nome, e-mail, telefone e CPF ou CNPJ, enviados ao processador de pagamento.

3.2 Dados que o cliente insere sobre terceiros

Deste bloco quem é controlador é a empresa cliente. Nós somos operadores e não decidimos nada sobre ele.

• Contatos: nome, e-mail e telefone. Quando a conta conecta um WhatsApp, também a foto de perfil, o recado, o nome de exibição e os dados do perfil comercial (descrição, e-mail, site, endereço, categoria e horário de atendimento) que o WhatsApp informa sobre o número do contato. Essa coleta é automática: acontece quando alguém da conta abre a conversa com o contato, no máximo uma vez a cada sete dias, ou quando alguém pede para atualizar. A foto é baixada e guardada no armazenamento da conta, e não fica apontando para os servidores do WhatsApp.
• Empresas: nome e dados cadastrais que o cliente escolher registrar.
• Leads: nome, valor, etapa do funil, origem, parâmetros de campanha (UTM), etiquetas, motivo de perda, pontuação e responsável.
• Campos personalizados criados pelo cliente, que podem conter qualquer informação que ele decida guardar ali, inclusive dado sensível se ele assim escolher.
• Mensagens de WhatsApp, de Telegram e de e-mail trocadas com esses contatos: conteúdo, assunto, remetente, destinatário, data e anexos, inclusive localização e cartão de contato recebidos. Nos grupos de WhatsApp, também o nome e a foto do grupo e o nome de exibição e o número de quem escreve.
• Contatos recebidos antes da triagem, por formulário de captura, widget de chat, API ou canal de mensagem: nome, e-mail, telefone, empresa, mensagem e parâmetros de campanha, mais o endereço IP, a identificação do navegador e a página de origem de quem preencheu o formulário ou abriu o chat.
• Chamadas registradas pela equipe: números de origem e de destino, duração e anotações.
• Carteira de clientes: periodicidade de compra, valores e previsão da próxima compra.
• Conversas conduzidas por bot: o que o contato respondeu e o que o bot disse, passo a passo.
• Planilhas importadas: o arquivo enviado e as linhas que não entraram.
• Arquivos anexados a leads, contatos, empresas, conversas e campos de arquivo.
• Tarefas, notas e todo o histórico de atendimento.

3.3 Dados técnicos

• Endereço IP e identificação do navegador das requisições, usados para conter abuso, para aplicar limites de uso e para registrar o aceite.
• Registros de erro e de operação da aplicação, que podem conter identificadores técnicos e o endereço de origem.

4. Para que usamos, e com qual base legal

Não vendemos dado nenhum. Não usamos os dados de um cliente para publicidade, não os usamos para treinar modelos e não os cruzamos com os de outro cliente.

5. Com quem compartilhamos

Só com quem é necessário para o produto funcionar, e cada um deles trata os dados em nome da operadora, com finalidade limitada ao que a tabela descreve.

Nenhum outro terceiro recebe dados. Se passarmos a usar um terceiro novo, por exemplo para o envio de e-mail ou para um recurso de inteligência artificial, esta política é atualizada antes de ele receber qualquer dado.

Também podemos compartilhar dados quando houver ordem judicial ou requisição de autoridade competente, no limite exato do que for exigido.

Transferência internacional. O servidor fica nos Estados Unidos, então os dados do CRM são transferidos para fora do Brasil, nos termos do art. 33 da LGPD. As mensagens de WhatsApp e de Telegram também trafegam pela infraestrutura dessas plataformas, fora do Brasil.

6. Onde os dados ficam

Os registros do CRM ficam num banco de dados PostgreSQL, os arquivos num armazenamento de objetos, e as mensagens do WhatsApp também no banco do conector de WhatsApp. Os três ficam no mesmo servidor virtual da Hostinger, nos Estados Unidos. Os arquivos de cada conta ficam sob um prefixo próprio, derivado do identificador da conta.

Uma cópia de segurança do banco do CRM e dos arquivos é feita todo dia e guardada por 30 dias, no mesmo servidor.

7. Por quanto tempo guardamos

Os prazos abaixo são os que o produto executa hoje, por rotinas automáticas. O que não tem prazo automático está dito com essas palavras.

8. Segurança e isolamento entre contas

O produto é multiempresa: várias empresas usam a mesma instalação. O isolamento entre elas não depende de o código lembrar de filtrar, e sim do próprio banco de dados.

• Isolamento no banco. Row Level Security habilitada e forçada em toda tabela que guarda dado de conta, com política de isolamento por conta. A aplicação conecta com um usuário que não é superusuário, não é dono das tabelas e não tem permissão para contornar as políticas.
• Segredos nunca em texto legível. Senha e códigos de recuperação da verificação em duas etapas em bcrypt; token de sessão apenas como resumo criptográfico; segredo da verificação em duas etapas, credenciais de e-mail, do Telegram e de integrações, e segredos de webhook, cifrados com AES-256-GCM; chave de API e token de download em SHA-256.
• Controle de acesso interno à conta: perfis por papel, escopo de visibilidade por usuário e por grupo, e restrição de funil por usuário.
• Trilha de auditoria de toda escrita, com o autor registrado.
• Tráfego cifrado por HTTPS.

Nenhum sistema é inviolável. Se ocorrer incidente de segurança com risco relevante aos titulares, comunicaremos o cliente afetado e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados na forma e no prazo da lei.

9. Seus direitos, e como exercer cada um

A LGPD garante ao titular confirmação do tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dado desnecessário ou tratado fora da lei, portabilidade, informação sobre compartilhamento, informação sobre a possibilidade de não consentir, revogação do consentimento e revisão de decisão automatizada.

9.1 Se você é usuário de uma conta ZENKAI ou quem contratou

9.2 Se você é um contato ou um lead dentro da conta de um cliente nosso

Nesse caso quem decide sobre os seus dados é a empresa que registrou você, e não nós. Procure diretamente essa empresa: é ela que pode confirmar, corrigir ou apagar o que consta a seu respeito. Se você não souber a quem se dirigir, escreva para o nosso canal e, com as informações que você fornecer, ajudamos a identificar o controlador e encaminhamos o pedido a ele. Não alteramos nem apagamos dados de uma conta de cliente sem instrução do controlador, salvo determinação legal.

10. Encerramento da conta e eliminação dos dados

1. Antes de qualquer coisa, leve os seus dados. A exportação da base está em Dados > Exportações, e os arquivos anexados se baixam pela tela de cada registro. É o último momento em que isso é possível: depois do expurgo não há de onde recuperar.
2. Somente o proprietário da conta pode pedir o encerramento, e precisa reconfirmar a senha. Um administrador não pode. O pedido é feito pelo canal de contato da seção 12, ou diretamente pela API do produto, em DELETE /account, e vale também com a conta suspensa por falta de pagamento ou bloqueada pelo fim do teste ou da assinatura. Não existe ainda uma tela para isso, e o procedimento, o prazo e o resultado são os mesmos nos dois caminhos.
3. O pedido faz a assinatura parar de renovar. Se houver período já pago, o plano vale até o fim dele, pela mesma regra do cancelamento descrita nos Termos de Uso.
4. São 90 dias de arrependimento. A conta continua como estava durante esse período (funcionando, ou bloqueada se o teste ou a assinatura terminou) e o pedido pode ser desfeito a qualquer momento até a data marcada, pelo canal da seção 12 ou pela API, em POST /account/deletion/cancel. Desfazer o pedido não desfaz o cancelamento da assinatura: enquanto houver período pago, ele se desfaz em Configurações > Faturamento; depois disso, é preciso assinar de novo.
5. Na data marcada apagamos de verdade, nesta ordem: as instâncias do WhatsApp da conta no conector, com as mensagens, contatos e mídias que ele guarda; a assinatura no processador de pagamento, que é cancelada; os arquivos, no armazenamento; e o banco de dados, com leads, contatos, empresas, mensagens, tarefas, notas, anexos, usuários, automações, chaves de API e a trilha de auditoria. O banco só é apagado depois que as etapas anteriores deram certo. Se uma etapa falhar, o que ela ou as anteriores já apagaram não volta, o banco fica intacto, e o expurgo é retomado no dia seguinte.
6. O que sobrevive é o registro mínimo descrito na seção 7: identificador da conta, identificador de endereço, plano, identificadores da cobrança, datas e a versão dos documentos aceitos. Sem nome, sem e-mail, sem CPF ou CNPJ, sem lead e sem mensagem. Ele existe porque a obrigação fiscal sobre a nota emitida exige poder conciliar o pagamento, e é apagado cinco anos depois de 1º de janeiro do ano seguinte ao encerramento.
7. As cópias de segurança diárias podem conter os dados por até 30 dias depois do expurgo, até serem substituídas pelo ciclo normal.

11. Cookies e armazenamento no navegador

O ZENKAI não usa cookie nenhum, nem de publicidade nem de rastreador de terceiros. O que o produto guarda no seu navegador fica no armazenamento local dele:

• Para manter você conectado: o token de acesso, o token de renovação, o identificador da conta e o seu nome e e-mail. Sair da conta apaga esses valores.
• Para lembrar como você usa a tela: o tema claro ou escuro, a disposição dos painéis e do menu, as preferências do feed, os emojis usados por último, a assinatura de e-mail que você escreveu e a referência das exportações que você pediu. Esses valores continuam no navegador depois de sair, até você limpar os dados do site.
• As buscas recentes ficam só durante a sessão da aba e somem quando ela é fechada.

12. Encarregado de proteção de dados e canal de contato

Encarregado (DPO): Refston Dimérisson Sanques.

Canal para exercer direitos, tirar dúvidas ou comunicar um incidente: contato@refston.com.br. Respondemos em até 15 dias corridos. Para pedidos de titular, informe o nome, o e-mail usado no produto e, quando houver, o nome da conta.

13. Alterações desta política

Esta política tem versão, e a versão fica registrada junto com o seu aceite. Quando o texto mudar, publicamos a versão nova aqui, com a data, e avisamos o proprietário de cada conta ativa por e-mail enviado de contato@refston.com.br. Alterações relevantes serão comunicadas com antecedência razoável antes de passarem a valer. O produto não pede um novo aceite a cada versão: é o aviso que comunica a mudança.

14. Lei aplicável e foro

Esta política é regida pela lei brasileira. Fica eleito o foro da comarca de Campos dos Goytacazes/RJ para dirimir questões dela decorrentes, com renúncia a qualquer outro.

Veja também os Termos de Uso.